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¿Qué hay que hacer para organizar un evento en La Défense?

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Instrucciones de uso

DE LA SOLICITUD…

Para poder organizar un evento en propiedad pública gestionada por Defacto necesita autorización. La solicitud debe remitirse como mínimo 2 meses antes de la fecha del evento e indicar la siguiente información:

  • Carta de intenciones en la que se indique el nombre y el cargo del organizador,
  • descripción y naturaleza del proyecto,
  • lugar o lugares sondeados,
  • fechas y horarios de montaje, explotación y desmontaje de las instalaciones,
  • plano de implantación del conjunto de estructuras y distribuciones internas,
  • características técnicas y esquema de las instalaciones previstas,
  • características técnicas en francés junto con esquemas,
  • cálculo estimado del público previsto,
  • modalidades de vigilancia de las estructuras implantadas en la zona,
  • metodología y logística prevista para entregar, montar, explotar, desmontar y retirar todos los materiales,
  • medios de auxilio previstos: personal de seguridad, sistema de alerta, etc.
  • la lista de socios (patrocinadores y medios de comunicación) que colaboran en el proyecto,
  • la lista de proveedores que deben intervenir durante la manifestación, y
  • la colocación de carteles y señalización deseada.
     

Para los eventos de mayor envergadura que puedan concentrar a varios miles de personas o que conlleven la implantación de instalaciones pesadas, deberá presentarse un informe 3 meses antes de la manifestación como mínimo.

Defacto se pone a disposición de los organizadores para ayudarles a redactar e informe e incluso, si es necesario, puede colaborar desde el principio en el diseño del proyecto.

Defacto se encarga de estudiar y aprobar junto con los organizadores la viabilidad técnica de los proyectos en la losa de La Défense.

… A LA AUTORIZACIÓN

Defacto informa sobre cada proyecto y asesora a los organizadores en sus trámites administrativos en las autoridades competentes (municipales o gubernamentales) para establecer los informes que sean necesarios en función de los procedimientos adaptados a cada ocupación del territorio. El organizador seguirá responsabilizándose de la presentación de informes ante las autoridades competentes.

El proyecto debe ser compatible con el objeto y la finalidad de la propiedad pública o con la imagen de La Défense.

  • Autorización

En caso de que todas las opiniones sean positivas, se emitirá una autorización para el organizador, acompañada con unas prescripciones técnicas que deben respetarse. En ella se indican, a través de un acuerdo de ocupación de la propiedad pública, los compromisos y las obligaciones del organizador y de Defacto, así como el importe del canon que deba abonarse.

El uso de la propiedad pública exige cumplir las obligaciones indicadas en el Reglamento de Ocupación de la Propiedad Pública de Defacto (RODPD).

EN LA PRÁCTICA, SE DEBE SABER...

Responsabilidad
El organizador asume, con respecto a Defacto, terceros y la autoridad pública:

  • Toda la responsabilidad del evento
  • Las posibles obras de habilitación

Desde el comienzo del montaje hasta el final, será el único responsable de los daños causados en las obras o a los participantes, ya sea de forma directa o a través de sus proveedores.  Deberá presentar a Defacto un certificado de seguro de responsabilidad civil.

Adoptará todas las medidas destinadas a garantizar la seguridad del público, los participantes y sus proveedores- Designará a un responsable de seguridad, que será el interlocutor directo de Defacto y de la autoridad pública.

Los medios de seguridad, salud y auxilio desplegados deben adaptarse a las dimensiones del evento.

REPETO DE LAS ZONAS

Los equipamientos y las instalaciones autorizadas se diseñarán sin empotramiento en el suelo. Las zonas deben limpiarse de diariamente y dejarse en perfecto estado.

ACCESO DE VEHÍCULOS

Para conservar la seguridad de los peatones, el acceso y la circulación de los vehículos en la zona se limita de forma estricta al siguiente horario: de 9:30 a 11:30 h., de 14:30 a 16:30 h. y de 18:30 a 7:30 h. Tan solo tienen autorización de acceso a la losa de La Défense los vehículos técnicos, siempre que respeten las cargas y que cuenten con la aprobación del departamento de control de seguridad de Defacto.

Deben mantenerse la circulación y el acceso de los usuarios de la zona, en particular de las personas de movilidad reducida.

En cumplimiento del plan de sobrecargas, se autoriza la circulación a los vehículos de 3,5 T (PTAC) y de 13 T como máximo, con una longitud máxima de 12 metros.

LÍQUIDOS

Defacto puede poner a su disposición (según presupuesto):

  • suministro eléctrico según los emplazamientos y la potencia solicitada. Defacto garantiza la conexión en los cuadros eléctricos.

El organizador se encargará de facilitar la caja y el tendido.
Las potencias disponibles varían según la zona.

  • Agua no potable (del 15 de marzo al 15 de noviembre)
     

SEGURIDAD Y CONTROL

Para la seguridad y protección del público, la zona del evento debe delimitarse de forma sistemática con barreras (incluyendo el montaje y desmontaje de las mismas).

El suministro de energía eléctrica debe estar sujeto, obligatoriamente, a la emisión de un acta, por parte del organizador, relativa a la caja eléctrica y la distribución de la electricidad en las instalaciones.

Cualquier estructura implantada en la losa de La Défense puede ser objeto de la solicitud por parte de Defacto de documentos certificados (acta de estabilidad al viento, nota de cálculo, etc.).

El organizador garantizará la vigilancia de las instalaciones que tenga en la vía pública.

Derechos patrimoniales e imágenes.

El organizador deberá abonar, si procede, derechos a los artistas creadores de los edificios y las obras implantadas en la zona.

Comunicación

Defacto podrá poner a disposición de los organizadores, si estos lo desean, su red de soportes de comunicación para anunciar sus eventos.

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